Hitta på sidan
Programpunktsinformation
Det kan kännas som många formulärfält att fylla i när du vill anmäla en programpunkt till Halland Tech Week. Men kom ihåg att det bara är vid ett enda tillfälle ni behöver skicka in information till oss, istället för att vi ska behöva föra en dialog fram och tillbaka under flera dagar (eller veckors!) tid. Det skulle ta onödiga resurser från bägge parter.
Namn
Att hitta ett bra namn till din programpunkt är en balansgång. Namnet kommer nämligen bli programpunktens rubrik på hemsidan och vid marknadsföring i sociala medier. Rubriken behöver därför locka läsaren till att vilja veta mer, samtidigt som den inte får ta för lång tid att läsa eller uppfatta. En bra måttstock är att hålla er mellan 3–10 ord och under 120 tecken. Försök att använda nyckelord som samtidigt gör rubriken begriplig även utanför sitt sammanhang.
Omslagsbild
Förutom namn och en kortare beskrivning kommer er programpunkt oftast visas tillsammans med en bild när den hänvisas till utanför sin egen programsida här på webben. Den här bilden behöver såklart följa alla lagar vad gäller upphovsrätt (om ni inte själva äger bilden måste fotograf eller bildbank oftast anges) och GDPR (om en person är med på bilden behöver denne ha lämnat samtycke till detta). Det är ni som skickar över underlaget som måste säkerställa att ni har användarrättigheter för materialet ni delger oss.
En omslagsbild är tänkt att spegla det innehåll er programpunkt kommer att erbjuda. Bilden ska vara lite som ett lockbete som får mottagare av marknadsföringen att vilja skicka in en anmälan för att delta på just er programpunkt! Har ni kanske någon miljöbild från ett tidigare event med liknande tema eller där samma talare har medverkat?
Försök att undvika gratisbilder från bildbanker om det är möjligt. Vi vill inte heller att ni lägger in någon text eller logotyp ovanpå bilden; det förstör upplevelsen av dess motiv och är ändå information som kommer förmedlas på annat sätt.
Tänk också på att vi kan komma att beskära bilden för att den ska passa in i olika sammanhang. Se därför till att inte ha några viktiga element alltför nära någon kant. Er omslagsbild behöver vara minst 1600 pixlar bred och 900 pixlar hög för att vi ska kunna få till en bra upplösning i de kanaler vi kommer marknadsföra er programpunkt.
Beskrivning
Det tveklöst största formulärfältet heter ”Utförlig beskrivning av programpunkten”. Här uppmanas ni att beskriva er programpunkt: Vad handlar den om? Vilka medverkar? Varför kommer den vara intressant att delta i? Hur ser agendan ut?
Det är också här ni lämpligen skriver information till personer med särskilda behov eller som kan vara bra för alla att känna till, så som:
- om entrén (för programpunkter som hålls på en fysisk plats) är rullstolsanpassad
- om ni erbjuder textning eller en tal-/teckenspråkstolk
- vem som kontaktas ifall det bjuds på fika/mat och deltagaren har behov av specialkost (förslagsvis er kontaktperson)
Arrangörsinformation
Att informera om programpunktens avsändare är gynnsamt både för er som arrangörer men också för potentiella deltagare. Varje arrangör som uppges i formuläret kommer att främjas i en egen liten ruta på programpunkten, tillsammans med logotyp och hemsidelänk. På så sätt visas ert engagemang för Halland Tech Week och deltagare får dessutom chansen att klicka vidare för att läsa mer om er och vad ni gör.
Orsaken till varför vi ber er att uppge @användarnamnet till respektive arrangörs sociala medier är för att lättare kunna tagga er när vi marknadsför programpunkten på någon av Halland Techs kanaler (Facebook, Instagram och LinkedIn).
Kontaktperson
Observera att varje programpunkt måste ha en utsedd kontaktperson som är tillgänglig via e-post att svara på eventuella frågor från deltagare. Dennes namn och e-postadress kommer att visas på sidan för programpunkten. Kontaktpersonen måste vara någon bland er arrangörer och en person som har full koll på programpunkten.
Inspelning och arkivering
Vill du att din programpunkt spelas in? Då publiceras den i efterhand på Halland Techs YouTube-kanal och finns tillgänglig för alla att ta del av, oavsett tid eller plats. Filmen kommer förutom på YouTube även att visas här på hemsidan i vårt arkiv för Halland Tech Week.
Observera att det vid inspelning är viktigt att uppmärksamma samtliga besökare om att programpunkten spelas in. Detta gör du enklast genom att visa en affisch/bild som informerar om detta vid entrén till fysiska event och i början av en presentation för digitala event. Du hittar färdiga affischer och presentationsbilder för just detta bland vårt marknadsföringsmaterial.
Medverkansavtal
Du som arrangör har även ansvaret att samla in ett skriftligt avtal från alla talare som medverkar i programpunkten eller på något sätt är med på film.
Undertexter
Det är också upp till dig som arrangör att lämna in undertexter för filmen. Även dessa skickar du till vår webbutvecklare.
Ange vem (namn) som säger vad i filmen och försök undvika onödiga utfyllnadsord (”äh”, ”så”, ”mm”…,). Det räcker med att skicka in undertexterna i ett vanligt textdokument. Vi placerar sedan in dem vid rätt tidpunkter i din film i samband med att den laddas upp till YouTube i mån av tid. Är du osäker på hur du bör texta kan du kolla in Moderskeppets guide för undertextning av videoklipp.
